Le budget de fonctionnement du comité d’entreprise

(Art L. 434-8 du code du travail)

« Le chef d’entreprise verse au comité une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0.2% de la masse salariale brute ; ce montant s’ajoute à la subvention destinée aux activités sociales et culturelles, sauf si l’employeur fait déjà bénéficier le comité d’entreprise d’une somme ou de moyens en personnel équivalents à 0.2% de la masse salariale brute ; il met à la disposition du comité un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions ».

1.      Détermination de la masse salariale brute servant de base de calcul

Les subventions sont calculées sur la masse salariale brute versée dans l’entreprise (pour un comité d’entreprise) ou dans l’établissement (pour un comité d’établissement).

La circulaire ministérielle de 1987 donne la définition suivante de la masse salariale brute :

« La masse salariale brute qui sert de base pour le calcul de la subvention de fonctionnement doit s’entendre comme la masse salariale comptable (compte 641 : rémunération du personnel) ; elle comprend donc les salaires, appointements et commissions de base, les congés payés, les primes et gratifications, les indemnités et avantages divers et le supplément familial. Sont exclues de la masse salariale brute toutes les charges sociales patronales (compte 645 : charges de sécurité sociales et prévoyance, et compte 647 ;: autres charges sociales). En revanche, la part salariale des cotisations se sécurité sociales est incluse dans la masse salariale brute ».

ð      Les avantages divers comprennent notamment les avantages en nature

ð      La masse salariale comprend les salaires d’inactivité : versements en cas de maladie sous déduction des indemnités journalières, congé de fin de carrière, l’indemnité différentielle de réduction du temps de travail…

ð      La masse salariale brute s’entend avant abattement forfaitaire pour frais professionnel (BTP ou VRP par exemple)

ð      Elle intègre les congés payés versés par une éventuelle caisse de congés payés (BTP)

ð      Les primes ayant le caractère de remboursement de frais sont exclues de la masse salariale brute.

2.      Modalités de paiement de la subvention et période de référence

La subvention est annuelle. Elles doivent donc normalement être payée une fois par an en début d’année. Toutefois, la jurisprudence estime que le paiement peut être étalé sur l’année sous réserve qu’ils permettent d’assurer un fonctionnement normal du comité.

La masse salariale à retenir pour le calcul des subventions est celle de l’année en cours. Non connue en début d’année, il convient donc de procéder à une régularisation en début d’année N+1 au titre de l’année N.

Il ne peut y avoir confusion entre la subvention de fonctionnement et celle des œuvres sociales. d’entreprise. Celles-ci doivent faire l’objet de versements distincts, de comptabilités distinctes et d’utilisations distinctes.

Par ailleurs, le versement effectif des sommes dues ne peut pas être remplacé d’autorité par un paiement par l’employeur des dépenses du comité aux lieu et place du comité. Celui—ci doit pouvoir gérer son budget en tout indépendance.

3.      Dépenses imputables sur le budget de fonctionnement

Quelles sont les dépenses imputables sur le budget de fonctionnement ?

-         - fournitures de bureau nécessaires aux activités économiques,

-          - dépenses téléphoniques nécessaires aux activités économiques,

-          - frais de personnel, hors gestion des activités sociales

-          - travaux comptables hors activités sociales et culturelles,

-          - honoraires d’experts libres,

-          - études économiques,

-          - prise en charge des salaires d’un élu à l’occasion de l’exécution d’une mission d’ordre économique, hoirs crédit d’heures légal

-          - frais dé déplacement des élus, hors réunions légales et activités sociales et culturelles

-          - coût pédagogique de la formation économique des membres du C.E.

-          - frais d’impression, de diffusion des PV des réunions du C.E.

-          - frais d’édition de bulletin ou journaux du comité à destination du personnel

-          - frais de réunion du personnel sur des problèmes d’actualité relevant de son activité économique et professionnelle…

L’employeur peut-il déduire du budget de fonctionnement des dépenses qu’il prend directement en charge ?

Il n’est possible de déduire de la subvention de 0.2% que les sommes ou moyens fournis par l’employeur pour les besoins de fonctionnement du comité d’entreprise autre que ceux occasionnés par ses activités sociales et culturelles.

L’administration et la gestion des activités sociales et culturelles ne sont pas couvertes par la subvention de fonctionnement de 0.2% et ne peuvent donc pas être imputées pat l’employeur sur le montant de la subvention.

Les dépenses mixtes doivent donc faire l’objet d’une ventilation. C’est notamment le cas des frais de personnel mis à la disposition du comité d’entreprise.

Quelles sont les dépenses à la charge de l’employeur, sans qu’une imputation sur la subvention de fonctionnement soit possible ?

-          - la fourniture du local du comité et du matériel de bureau,

-          - la rémunération de l’expert comptable et de l’expert en technologie dans les conditions légales de leurs interventions,

-          - le salaire versé aux élus pendant les stages légaux de formation économique,

-          - la prime d’assurance responsabilité civile du C.E.,

-          - le temps passé par les élus pour exercer leurs fonctions, même en cas de crédit d’heures conventionnel supérieur au minimum légal,

-          - les frais de déplacement des élus convoqués par l’employeur